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NOS ENGAGEMENTS ENVERS VOUS

Vous accompagner dans votre promotion et vous faire connaître auprès de notre clientèle locale et de nos visiteurs : dans nos bureaux, en hors-les-murs, sur les salons, dans les événements locaux.

• Vous assurer un référencement et valoriser votre offre sur APIDAE, le 1er réseau national de communication touristique en France et vous rendre visible sur notre site internet sourcesvolcans.com et celui de l'Agence de Développement Touristique de l'Ardèche, ardeche-guide.com.
• Assurer un accueil de qualité aux visiteurs et promouvoir vos offres en adéquation avec leurs envies.
• Vous donner toutes les informations concernant vos démarches qualité (classements, labels et référencement Chambre d'hôtes Référence).
• Vous accompagner dans la digitalisation de votre offre (site internet, ateliers numériques individuels, référencement google (SEO), montage vidéo, newsletters, réseaux sociaux, fiche entreprise google).
• Proposer un site internet responsif adapté aux smartphones et tablettes, disponible en français, anglais et allemand, pour que vos clients préparent leur venue avant leur séjour
• Vous aider à assurer vos disponibilités ou des réservations en ligne toute l’année grâce à nos outils.
• Relayer votre activité, selon votre prestation à la carte choisie, notre calendrier éditorial et nos priorités de communication, sur nos réseaux sociaux, newsletters, reportages et actions de promotion.
• Si vous le souhaitez, recevoir nos newsletters : la newsletter pro (actualité touristique, formations pros, tutoriels, législation), newsletter publique (idées de sorties, rencontres avec des pros, articles thématisés) et/ou la newsletter agenda mensuelle, pour vous et votre clientèle.
• Pour les professionnels installés en Ardèche des Sources et Volcans, afficher vos événements sur les vitrines de nos bureaux (affichage chronologique, 1 semaine avant l'événement) et les intégrer au programme d'animations web via la saisie Apidae.
• Vous conseiller et vous répondre à tout moment de l'année, avec un accès à l'Espace Pro : articles, conseils, taxe de séjour, astuces de commercialisation.
• Pour les hébergeurs, vous accompagner sur le versement de la taxe de séjour et la déclaration en ligne Déclaloc.

Conditions de paiement

• Les factures sont envoyées par mail au prestataire le mois suivant le règlement acquitté.

Actualisation de vos informations et promotion

• Une fois votre bulletin reçu, vous recevez le questionnaire Apidae. Dès son retour, notre équipe intègre, actualise et valorise vos informations, qui sont ensuite diffusées sur les sites utilisant les données Apidae (Auvergne-Rhône-Alpes Tourisme, Agence de Développement Touristique de l'Ardèche, France Vélo Tourisme…).
• L’Office de Tourisme garantit la promotion de tous ses partenaires hébergeurs sur tous ses supports ainsi que la mise à disposition d’outils permettant un lien vers la réservation (soit sur votre site web ou via le widget Ardèche Résa / Open System); cependant il ne peut s’engager sur la gestion de la réservation ou une garantie de taux de remplissage.
• Les partenaires bénéficient de la mise à disposition de leurs flyers, cartes de visites sur les présentoirs de nos trois bureaux : Neyrac-les-Bains, Jaujac et Thueyts.
• Toute fiche Apidae renseignée pour un prestataire affiche un maximum de 12 photos en 1920 pixels (format paysage) sur le plus long côté. Nous n’utilisons aucun montages ni aucun logo, affiches, photos ou créations à base d’IA (intelligence artificielle) afin d’assurer un contenu authentique et esthétique. Si le prestataire n'est pas en mesure de fournir une photo de qualité suffisante de son offre à défaut l'office se réserve le droit d'utiliser une photo libre de droits pour illustrer son activité ou propose un pack de 12 photos à tarif préférentiel ou un atelier numérique pour apprendre à créer vos affiches.

Conditions de parution dans les guides papier

• Mettre en avant votre offre dans nos impressions : 3 guides thématiques (loisirs, gourmandises et créations).
• L’Office de Tourisme ne propose pas un guide hébergements, votre offre est cependant indexée sur notre site web et une synchronisation de votre calendrier de réservation est possible (via les icals).

VOS ENGAGEMENTS ENVERS NOUS

Être partenaire de l’Office de tourisme signifie que vous vous engagez à :

• Nous retourner le formulaire Apidae rempli, daté et signé avec des photos (format paysage 1920 pixels minimum - format paysage sur le plus long côté). Vous vous engagez à ne nous transmettre aucun montages photos ni aucun logo, affiches, photos ou créations à base d’IA (intelligence artificielle) afin d’assurer un contenu authentique et esthétique. Si le prestataire n'est pas en mesure de fournir une photo de qualité suffisante de son offre à défaut l'office se réserve le droit d'utiliser une photo libre de droits pour illustrer son activité ou propose un pack de 12 photos à tarif préférentiel ou un atelier numérique pour apprendre à créer vos affiches.
• Si hors territoire Sources & Volcans, nous vous demandons d'être partenaire de votre Office de tourisme référent afin de pouvoir faciliter la récupération de vos données actualisées et en assurer la promotion sur nos supports.
• Signaler et enregistrer tout changement intervenant au cours de l'année (congés, tarifs, etc.) par téléphone ou par mail.
• Assurer un accueil de qualité aux visiteurs : client satisfait = client fidèle !
• Insérer sur votre site web un lien vers sourcesvolcans.com.
• Si votre location est classée/labellisée, nous fournir un document officiel de classement.
• Pour les meublés et chambres d’hôtes : nous communiquer votre numéro d’enregistrement Declaloc.
• Pour les prestataires sports & loisirs : joindre votre Brevet d’État ou diplôme et justificatif d’assurance à jour.
• Tout professionnel déclaré doit fournir un numéro de SIRET et un numéro de TVA .
• Toute association déclarée doit fournir un numéro de SIRET ou à défaut un numéro RNA.
• Tout particulier qui proposerait une offre d'hébergement déclarée doit fournir un numéro de SIRET.

Conditions d’adhésion

• La période de validité du partenariat s’étend du 1er janvier 2027 au 31 décembre 2027.
• Devenir partenaire est possible tout au long de l'année sous conditions de paiement des montants dûs, sans prorata.

Conditions de paiement

• Toute adhésion partenaire devient ferme et définitive dès lors que l’Office de Tourisme Sources & Volcans reçoit le bulletin de partenariat (papier ou web) complété et signé. Les partenaires s’engagent à régler la somme due dans un délai d’un mois maximum.
• Vous pouvez régler votre partenariat par virement ou par carte bancaire directement à l'Office de Tourisme, bureau de Neyrac-les-Bains.
• En l’absence du règlement de partenariat dans les 30 jours après réception de votre bulletin partenaire, l’Office se réserve le droit d’interrompre la diffusion des informations concernant le partenaire sur ses supports de communication.

Actualisation de vos informations et promotion

• Pour les prestataires dont l’offre est située sur la Communauté de communes Ardèche des Sources et Volcans, votre office de tourisme est propriétaire de vos fiches Apidae. Une fois votre bulletin de partenariat complété et signé, vous recevrez un questionnaire d’actualisation à nous retourner dans le délai imparti. Tout changement intervenant après la signature de ce questionnaire devra être signalé au préalable à l’Office de Tourisme par écrit (mail ou courrier). L’exactitude des informations communiquées par vos soins vous engage et ne peut en aucun cas engager la responsabilité de l’Office de Tourisme en cas d’erreurs ou de fausses déclarations.
• Pour les prestataires dont l’offre est située en dehors de la Communauté de communes Ardèche des Sources et Volcans, seul votre Office de Tourisme intercommunal est en capacité d’apporter des mises à jour sur vos fiches Apidae. Nous vous encourageons à les contacter pour tout changement en amont de votre partenariat avec l’Office Sources & Volcans.
• Le partenaire s’engage à fournir une quantité suffisante de flyers et cartes de visite à l’Office de Tourisme afin d’approvisionner tous ses bureaux.

Conditions de parution dans les guides papier

• La parution d’un encart dans un guide papier est conditionnée au règlement intégral du partenariat sous 30 jours ouvrés avant l'échéance d'impression. À défaut de règlement dans ce délai, l’encart ne pourra pas être intégré au guide concerné.
• Éditions papier des guides Gourmandises, Loisirs et Créations : suite à l’envoi de votre encart pour validation, vous disposez du délai indiqué dans le mail accompagnant celui-ci pour nous faire part de toute demande de modification. En l’absence de réponse de votre part à l’issue de ce délai, l’encart sera considéré comme définitivement validé et sera envoyé à l’impression en l’état.

Conditions d’annulation

• L’Office de Tourisme Sources & Volcans se réserve le droit de mettre un terme ou suspendre le partenariat à tout moment en cas de non respect de la politique de qualité exigée.
• En cas de cessation d’activité, les montants versés pour valider le partenariat sont non remboursables.